13 funcţii noi de care trebuie să profiţi în Office 2010

Suita Office este cel mai mare izvor de bani pentru Microsoft.
Cu excepţia anilor în care lansează noi versiuni de Windows,
Office-ul este cel mai important lucru pentru Microsoft. De aceea,
orice versiune nouă, precum
Microsoft Office 2010, se bucură de toate onorurile
cuvenite.

Microsoft Office 2010 a fost deja lansat oficial. Dar doar
pentru firme deocamdată. Utilizatorii finali vor avea parte oficial
de noua versiune începând cu luna viitoare.

Deşi nu este un update revoluţionar, Office 2010 aduce destul de
multe noutăţi şi schimbări. Atât la nivel de interfaţă, cât şi ca
funcţionalitate, noua versiune reuşeşte să aducă un refresh
binevenit aplicaţiilor componente, neschimbate de trei ani.

Cea mai importantă noutate pe care o aduce este
versiunea online a suitei office. Word, Excel şi
PowerPoint vor avea corespondenţi online care vor permite editarea
documentelor direct în browser.

Singura problemă este că Microsoft n-a reuşit să lanseze
simultan ambele versiuni de Office. Suita online se află încă în
stadiu beta şi, judecând după nivelul de funcţionalitate oferit în
prezent, va mai rămâne o bună bucată de vreme aşa.

Aşadar, cea mai importantă noutate din Office 2010 nu este
gata.

Trecând însă peste acest aspect, noua versiune include foarte
multe funcţii noi. Nu sunt funcţii esenţiale şi vor sări în ochii
oricărui utilizator. Sunt mai degrabă „amănunte” care vor fi
observate de utilizatorii experimentaţi şi cei care cunosc
majoritatea funcţiilor din suita office a celor de la
Microsoft.

Ribbon peste tot

Introdus în Office 2010, ribbon-ul este numele interfeţei care a
creat confuzie şi chiar panică în rândul utilizatorilor care
dintr-o dată s-au trezit că le-au dispărut meniurile. În Office
2010 ribbon-ul face parte din toate aplicaţiile, inclusiv Outlook
şi One Note, care fuseseră scutite de acesta acum trei ani.

Mai mult, ribbon-ul este acum mult mai
maleabil. Dai click dreapta pe el şi alegi comanda
Customize the Ribbon. De acolo poţi reordona toate funcţiile după
bunul plac. Poţi inclusiv să creezi un tab special în care să
adaugi doar funcţiile pe care le foloseşti în mod frecvent. De
asemenea, ribbon-ul poate fi ascuns pentru a obţine mai mult spaţiu
util.

Meniul File

Tot la capitolul funcţii introduce în Office 2007 şi
îmbunătăţite de Office 2010 intră şi meniul File. Dacă în versiunea
anterioară acest meniu era o copie fidelă a meniului Start din
Windows, acum acesta dispune de o nouă interfaţă şi oferă acces
rapid la numeroase funcţii.

Din meniul File ai acces atât la funcţii elementare (New, Save,
Print etc.), cât şi la proprietăţile documentului. Aici poţi, de
exemplu, să completezi meta-informaţiile documentului (titlu, tag,
comentarii etc.) sau să stabileşti drepturile de acces.

Salvare în format PDF

Dacă vrei să salvezi o versiune a unui document pe care să o
distribui online, poţi folosi noua funcţie de salvare în format
PDF/XPS.

Nu sunt incluse foarte multe opţiuni dar se respectă formatul
paginii, iar PDF-ul va arăta destul de aproape de documentul
original. De asemenea, poţi alege includerea în PDF doar a
anumitor pagini.

Salvarea documentelor online

În Office 2010 documentele pot fi salvate atât local, pe
propriul calculator, cât şi online. Pentru a doua opţiune se
folosesc serverele SkyDrive – serviciu de stocare online al celor
de la Microsoft care oferă gratuit un spaţiu de 25 GB.

Nu trebuie decât să alegi opţiunea Save to Web şi să te loghezi
în contul de Hotmail / Windows Live. Am prezentat pe larg această
funcţie
într-un articol anterior.

Capturi de ecran

Tab-ul Insert de pe Ribbon are o funcţie care se numeşte
Screenshot. Aceasta recunoaşte ferestrele programelor deschise şi
te lasă să le salvezi şi să le introduci în documentul activ ca
imagine.

Şi nu se rezumă doar la dimensiunea fixă a ferestrelor. Dacă
foloseşti opţiunea Screen Clipping vei putea selecta tot ecranul
sau doar o anumită parte.

Tentativă de socializare (Outlook)

Ca şi Google, Microsoft nu prea se pricepe la socializare, aşa
cum este ea reprezentată online. Dar încearcă în continuare. O
astfel de încercare o regăsim în Outlook 2010.

Managerul de informaţii personale şi e-mail din Office 2010,
Outlook, dispune de un fel de centru al comunicării unde sunt
grupate diverse informaţii legate de un anumit contact. Sub
fereastra de preview a mesajelor există acum o căsuţă unde poţi
vedea mai multe mesaje trimise de acel contact, ataşamente,
întâlniri notate în calendar etc.

Tot aici poţi vedea activitatea socială a contactelor
tale. De exemplu, aici apar mesajele postate pe reţele
sociale.

Din păcate, este destul de alambicată această funcţie. Trebuie
să instalezi un program separat şi nu au fost implementate foarte
multe reţele sociale. Dintre cele importante, doar Linkedin merge
deocamdată.

Quick Steps (Outlook)

În principiu, noua funcţie Quick Steps este un fel de Macro
accesibil oricărui utilizator. Altfel spus, este o
succesiune de funcţii care sunt rulate automat.

De exemplu, una din acţiunile care există deja în Outlook este
Reply & Delete care face exact asta: deschide fereastra în care
compui răspunsul la un mesaj şi îl şterge automat după trimitere.
În funcţie de nevoile şi pretenţiile fiecărui utilizator, pot fi
gerate o mulţime de combinaţii.

Navigation Pane (Word)

Versiunile anterioare de Word aveau aşa-numitul Document Map.
Locul acestuia a fost luat acum de Navigation Pane. Nu este însă
doar schimbare de nume. Cu ajutorul acestei funcţii îţi pot
organiza mult mai simplu documentele.

Poţi, de exemplu, să muţi printr-un simplu drag&drop
paragrafe întregi. Asta cu condiţia să foloseşti stilurile
standard ale titlurilor. Tot de aici poţi să schimbi ierarhia mai
multor titluri o dată. De exemplu, poţi retrograda toate titlurile
care folosesc Heading 2 la Heading 3.

Colaborare în adevăratul sens al cuvântului

S-au dus vremurile în care un document nu putea fi editat decât
de un singur utilizator odată. Acum acelaşi document poate fi
deschis şi editat de mai mulţi utilizatori simultan.

Programul te va anunţa de fiecare dată când altcineva deschide
documentul în care lucrezi tu. Pe bara de status va fi afişat un
mesaj cu numele respectivului.

Upgrade la Print

Antica şi prăfuită fereastră a funcţiei de printare a fost
îngropată iar locul ei este luat de una modernă. Noua funcţie Print
face parte din meniul File, nu are o fereastră separată.

Nu apar funcţii noi dar cele existente au fost ordonate mai
frumos. Practic, toate opţiunile sunt aliniate pe verticală, lângă
documentul afişat.

Prelucrarea imaginilor

Aplicaţiile din Office 2010 care permit inserarea imaginilor
(precum Word şi PowerPoint) dispun acum de instrumente mai multe şi
mai bune de prelucrare a imaginilor.

Au fost adăugate numeroase efecte şi funcţii de
prelucrare a imaginilor. Printre altele, se poate elimina
fundalul şi se pot modifica culorile respectiv luminozitatea.

Clipuri de pe net în prezentări
(PowerPoint)

În prezentările create în PowerPoint poţi include şi clipuri
video de pe Internet. Şi este chiar foarte simplu. Nu trebuie decât
să iei cu copy&paste codul Embed.

Evident, pentru a rula clipul respectiv în momentul prezentării
este necesară o conexiune la Internet. Clipul cu pricina este redat
de pe site, nu este inclus în prezentare.

Prezentări video şi online (PowerPoint)

Odată creată o prezentare, ai la dispoziţie numeroase modalităţi
de salvare şi partajare. Printre acestea şi salvarea ca video.

Dacă alegi această opţiune, în clipul respectiv se vor regăsi
toate setările prezentării, inclusiv timpii dintre slide-uri,
animaţii şi tranziţii. Sunt disponibile însă doar trei
rezoluţii pentru clipul video rezultat: 320 x 240 pixeli,
640 x 480 pixeli şi HD 4:3 (960 x 720 pixeli).

Decizia de a face sau nu upgrade ţine de fiecare şi implică
multe motive strict subiective. Contează pentru ce anume îl
foloseşti, ce calculator ai, cât de conservator eşti şi alte
aspecte de acest gen.

Microsoft Office 2010, ca toate versiunile noi din ultimii 10
ani, nu aduce o cantitate extraordinară de noutăţi. Totuşi,
versiunea care aniversează 20 de ani de când Microsoft Office
rulează pe Windows, oferă numeroase îmbunătăţiri. Şi merge foarte
bine pe Windows 7.