Salvează-ţi documentele online, direct din Microsoft Office

Serviciile online au cunoscut în ultimii ani un avans tehnologic
foarte mare. Multe dintre acestea încep să se compare, atât ca
funcţionalitate, cât şi ca interfaţă, cu aplicaţiile de desktop. Cu
toate astea, majoritatea aplicaţiilor clasice sunt net superioare
serviciilor online similare.

Să luăm, de exemplu, suitele office şi editoarele de text.
Google Docs şi Zoho sunt două dintre cele mai bune suite office
online. Simplul fapt că vorbim de online le conferă anumite
avantaje de netăgăduit. Accesarea documentelor de pe orice
calculator conectat la Internet şi posibilităţile extinse de
colaborare sunt doar două astfel de avantaje.

Cu toate astea, nici una din suitele office online nu se poate
compara acum şi probabil nici în viitorii ani cu
suita celor de la Microsoft. Suitele office online au funcţiile
de bază necesare majorităţii utilizatorilor, dar sunt lipsite de
facilităţile avansate.

Până să ajungem să ne bazăm exclusiv pe aplicaţii online,
soluţia ideală ar putea fi o combinaţie între cele două
universuri: o aplicaţie de desktop şi un serviciu online.
Adică să editezi documentele în Word, de exemplu, şi să le salvezi
online.

Dacă optezi pentru această soluţie hibridă, ai cel puţin două
posibilităţi. Una este oferită chiar de Microsoft în Office 2010,
cealaltă o reprezintă Google Docs. Să le luăm pe rând.

Salvare pe Skydrive din Office 2010

Deşi ne ameninţă deja de câţiva ani că vor deschide pentru toţi
utilizatorii versiunea online propriei suite office, cei de la
Microsoft nu au reuşit încă să facă acest lucru. Au reuşit însă să
adauge în Office 2010 opţiunea de salvare online a
documentelor.

Ca spaţiu de stocare se folosesc cei 25 GB oferiţi cu
generozitate de SkyDrive, serviciu Microsoft din cadrul
suitei Live.

Pentru a salva astfel un document online urmezi câţiva paşi:

• Deschizi meniul File
• Te duci la secţiunea Save & Send
• Dai click pe opţiunea Save to Web
• Te loghezi folosind un cont live.com (sau Hotmail)
• Alegi folder-ul şi numele fişierului
• Dai Save.

Operaţiunea în sine este extrem de simplă. Va dura însă ceva mai
mult decât salvarea pe propriul calculator.

Odată salvat online un document, versiunile viitoare ale
aceluiaşi document vor fi salvate tot online. Cu alte cuvinte, un
document salvat o dată online şi modificat ulterior, va fi stocat
tot online la viitoarele salvări incrementale.

Pentru a te asigura că documentul tău a fost într-adevăr salvat
online poţi accesa în browser propriu cont de Skydrive.

Deschiderea unui document salvat anterior nu este aşa de
simplă cum ar trebui. Nu există nicio funcţie Open fron
Web, aşa cum există funcţia Save to Web. Există însă căi
alternative.

Cea mai simplă metodă prin care poţi deschide rapid un document
salvat anterior online, este lista de locaţii recente. Apeşi
butonul File şi te duci la secţiunea Recent. Acolo, pe coloana din
dreapta, sunt afişate folderele în care ai salvat recent documente.
Cel care are sub nume ceva cu docs.live.net este folder-ul online
unde ai salvat documentul anterior.

Mai există o metodă prin care poţi deschide fişierele salvate
online. Se numeşte Office Upload Center şi apare automat în System
Tray, lângă ceas, după ce realizezi prima salvare online din
Microsoft Office. Acolo poţi vedea şi deschide documentele salvate
recent.

Salvare via Google Docs

Sunt convins că celor de la Microsoft nu le place prea mult
metoda asta. În fond, Google Docs este marele lor concurent pe
partea de suite office online.

Este posibil să salvezi în Google Docs documentele create cu
aplicaţiile suitei Microsoft Office. Pentru asta însă ai nevoie de
un aşa-numit Add-in. Se numeşte OffiSync şi
poate
fi descărcat de aici.

Odată instalat, OffiSync va avea o secţiune proprie pe ribbon-ul
din Microsoft Office, dacă foloseşti o versiune mai nouă de 2007
(merge pe Office 2003, 2007 şi 2010). Din cadrul acelei secţiuni se
realizează toate operaţiunile: salvare, deschidere, partajare
etc.

Şi în acest caz la prima utilizare este nevoie să te
loghezi. Vei folosi pentru asta datele contului tău
Google, iar la nume vei trece adresa de e-mail completă.

Această metodă este superioară celei prezentate anterior.
Dispune de mai multe funcţii şi oferă acces mai rapid şi
mai logic la acestea. Butoanele funcţiilor principale sunt
plasate pe bara de unelte, acolo unde orice utilizator se aşteaptă
să le găsească.

În schimb, metoda aceasta este ceva mai greoaie. Salvarea şi
deschiderea documentelor de pe Google Docs este mai lentă. Nu este
vorba de servere, ci mai degrabă de faptul că în acest caz se
utilizează un instrument independent, care nu ţine nici de
Microsoft, nici de Google şi nu beneficiază de optimizări
speciale.

Orice metodă ai alege, ai la îndemână o cale comodă de a stocare
online a documentelor. Este, pe de o parte, o formă de back-up. Nu
se ştie niciodată cum poţi pierde anumite documente stocate pe
propriul calculator. Atunci vei aprecia versiunea pe care ai
salvat-o online.

Este adevărat că niciuna din cele două metode nu este perfectă.
Prima, cea oferită de Microsoft, suferă la capitolul ergonomie.
Cealaltă, via Google Docs, e puţin mai lentă. Ambele metode vor fi
însă îmbunătăţite în viitor. Cea oferită de Microsoft are şanse să
primească un upgrade binevenit chiar în luna iunie, atunci când
Office 2010 va fi lansat oficial pe piaţă.